Jak podle obecného nařízení postupovat při zapisování osobních údajů hostů ubytovacího zařízení do ubytovací knihy a ubytovací knihy cizinců pro účely cizinecké policie?
Pokud budete provádět zpracování, které Vám jako ubytovacímu zařízení ukládá zákon nebo jiná právní norma, bude se jednat o zpracování prováděné na základě právního důvodu uvedeného v čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení (GDPR), tj. zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.
Odpověď na otázku, jakým povinnostem podléhají ubytovatelé z hlediska zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), zda a v jakém rozsahu mohou či musejí zpracovávat bez souhlasu ubytovaných hostů jejich osobní údaje, je třeba rozdělit na dvě části podle dvou kategorií subjektů údajů - cizinců a tuzemských hostů. U každé z těchto dvou kategorií fyzických osob je totiž nutno převážně vycházet z odlišné právní úpravy.
Pokud jde o cizince, je povinnost evidovat jejich osobní údaje v domovní knize stanovena ubytovateli § 101 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o pobytu cizinců“). Rozsah údajů zapisovaných do domovní knihy je tímto ustanovením vymezen takto:
- jméno a příjmení ubytovaného cizince,
- den, měsíc a rok narození,
- státní občanství,
- číslo cestovního dokladu,
- počátek a konec ubytování.
Domovní kniha je pro účely kontroly policií, podle § 101 odst. 2 tohoto zákona, vedena v písemné podobě, digitalizovaná podoba je pro účely kontroly vyloučena. Postupuje-li ubytovatel v souladu s těmito ustanoveními, provádí zpracování osobních údajů stanovené zvláštním zákonem, pro které není třeba souhlasu subjektu údajů a které nepodléhá oznamovací povinnosti podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů.
Složitější je situace s evidencí tuzemských hostů ubytovacího zařízení. Povinnost vést ubytovací knihy s údaji tuzemských hostů v minulosti vycházela ze zákona č. 135/1982 Sb., o hlášení a evidenci pobytu občanů. Tento zákon však byl zrušen a nahrazen zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel). Zákon o evidenci obyvatel již neobsahuje údaj "přechodný pobyt" a také neukládá ubytovatelům povinnost vést pro české a některé další občany ubytovací knihy při jejich pobytu.
Jak u tuzemských hostů, tak u cizinců však povinnost ubytovatele zpracovávat jejich osobní údaje vychází ze zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích (dále jen „zákon o místních poplatcích“), a to v případech, kdy ubytovatel vybírá pro obec poplatek za rekreační a lázeňský pobyt nebo sám platí poplatek z ubytovací kapacity.
Upravit podrobnosti o zavedení a vybírání místních poplatků obecně závaznou vyhláškou je právem obce, stanoveným zákonem o místních poplatcích. Tento zákon stanoví, které místní poplatky může obec zavést. Takovými poplatky jsou i poplatek za lázeňský a rekreační pobyt podle § 1 písm. b) a poplatek z ubytovací kapacity podle § 1 písm. e) citovaného zákona o místních poplatcích. V § 3 tohoto zákona je pak stanoveno, které fyzické osoby poplatku za lázeňský a rekreační pobyt podléhají, které jsou od tohoto poplatku osvobozeny, a také to, že poplatek pro obec vybírá ubytovatel, kterým je fyzická nebo právnická osoba, která přechodné ubytování poskytla. V § 7 zákona o místních poplatcích je dále stanoveno, které ubytovací kapacity nepodléhají poplatku z ubytovací kapacity, vybíraného v lázeňských místech nebo místech soustředěného turistického ruchu.
Ubytovatel je podle § 3 odst. 4 zákona o místních poplatcích povinen vést v písemné podobě evidenční knihu, do které zapisuje:
- dobu ubytování,
- účel pobytu,
- jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a
- číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu fyzické osoby, které ubytování poskytl.
Zápisy do evidenční knihy musejí být vedeny přehledně a srozumitelně. Tyto zápisy musejí být uspořádány postupně z časového hlediska. Evidenční knihu ubytovatel uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu. Zpracování osobních údajů v evidenční knize se řídí zvláštním právním předpisem, kterým je zákon o ochraně osobních údajů.
Citovaným ustanovením stanovený údaj o účelu pobytu je přitom nutné při zápisu do evidenční knihy formulovat pouze tak, jak vyplývá z ustanovení § 3 odst. 1 zákona o místních poplatcích: „Poplatek za lázeňský nebo rekreační pobyt platí fyzické osoby, které přechodně a za úplatu pobývají v lázeňských místech a v místech soustředěného turistického ruchu za účelem léčení nebo rekreace, pokud tyto osoby neprokáží jiný důvod svého pobytu.“
Osoby, které mají jiný důvod pobytu (např. služební cesta), poplatek neplatí, a uvedení tohoto jiného účelu, je tedy v jejich zájmu. U osob, které poplatek platí, je možné uvádět pouze zákonem stanovený účel „léčení nebo rekreace“. Takto formulovaný účel by měl být zaznamenán u všech plátců poplatku, bez dalšího rozlišení, zda jde o „léčení“ nebo „rekreaci“. Samotný údaj „léčení“ ve spojení se zdravotní specializací lázeňského místa by v některých případech mohl být citlivým údajem vypovídajícím o zdravotním stavu ubytovaného. Zpracování tohoto citlivého údaje zákonem o místních poplatcích výslovně stanoveno není a vzhledem k jednotné sazbě za lázeňský i rekreační pobyt podle § 3 odst. 5 zákona o místních poplatcích ani není…
