dnes je 22.7.2019
Input:

Kategorie údajů o zaměstnancích

4.8.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1.5.5
Kategorie údajů o zaměstnancích

JUDr. Tereza Drábková, Dr. Milan Vodička

Údaje o zaměstnancích, které zaměstnavatelé zpravidla zpracovávají, lze rozdělit do následujících kategorií:

  • Základní údaje v rozsahu mzdových listů, údaje z životopisu, doklady o vzdělání a další podklady potřebné ke vzniku pracovněprávního vztahu a jeho trvání, zejména údaje potřebné pro personální evidenci, zpracování mezd a pro plnění povinností zaměstnavatele vůči orgánům finanční správy, sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám, Úřadu práce, stanicím hygienické kontroly ad.

  • Údaje o zdravotní způsobilosti a údaje o zdravotním stavu nezbytné pro naplňování práv a povinností správce a subjektu údajů ve vztahu k pracovnímu zařazení a požadavkům na výkon práce.

  • Údaje o zdravotním postižení zaměstnance (nebo rodinných příslušníků) potřebné pro prokazování zřízení pracovního místa pro osobu se zdravotním postižením, uplatnění právních nároků na daňové a jiné zvýhodnění atd.

Jako vodítko lze použít také seznam osobních údajů, které může zaměstnavatel zpracovávat bez souhlasu zaměstnance, zveřejněný na webových stránkách Úřadu.1 Na tomtéž místě lze nalézt stanovisko k určení rozsahu údajů2, které je možné o zaměstnancích zpracovávat např. při přípravě evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP), prohlášení poplatníka daně z příjmu (pokud jej zaměstnanec podepisuje) nebo možnost zpracovávat údaj o státní příslušnosti3 pro účely hlášení zaměstnávání cizinců ap. U těchto osobních údajů plní zaměstnavatel svou zákonnou povinnost a disponuje tak právním titulem pro jejich zpracování.

Zaměstnavatelé ale mohou zpracovávat i zvláštní kategorie osobních údajů, aniž by museli od zaměstnanců vyžadovat souhlas. Jedná se o případy:

  • nezbytného zpracování (dle národního práva, práva EU či kolektivní smlouvy) pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, a to za podmínky stanovení vhodných záruk týkající se základních práv a zájmů subjektu údajů (viz čl. 9 odst. 2 písm. b) Nařízení)

Do zvláštní kategorie osobních údajů spadá i členství v odborech, zjišťování a evidování této informace je pro zaměstnavatele nezbytné při plnění právní povinnosti projednat výpověď nebo okamžité zrušení pracovního poměru s odborovou organizací, případně si vyžádat její předchozí souhlas, pokud jde o člena orgánu odborové organizace.4 Stejně tak pro účely odečtu zaplacených příspěvků jako nezdanitelné části základu daně je nutné potvrzení odborové organizace o výši zaplaceného členského příspěvku ve zdaňovacím období, z něhož členství vyplývá. Na druhou stranu je nadbytečné zpracovávat údaj o členství v odborech pro realizaci dohody o srážkách ze mzdy. Zaměstnavatel musí zpracovat pouze údaj, že některý zaměstnanec předložil řádně uzavřenou písemnou dohodu o srážkách ze mzdy, ze které vyplývá, v jaké výši a na jaký účet mají být srážky ze mzdy poukázány (…)5  

 

  • nezbytného zpracování (dle národního práva, práva EU či smlouvy se zdravotnickým pracovníkem) pro účely preventivního nebo pracovního lékařství, pro posouzení pracovní schopnosti zaměstnance, lékařské diagnostiky, poskytování zdravotní nebo sociální péče či léčby nebo řízení systémů a služeb zdravotní nebo sociální péče, přičemž musí být v souladu s čl. 9 odst. 2 písm. h) Nařízení splněny případné další podmínky a záruky stanovené národním právem.

 

Dalším příkladem, kdy není nutné si obstarat výslovné souhlasy zaměstnanců, je zpracování zvláštní kategorie osobních údajů v knize úrazů, které je prováděno na základě § 105 zákoníku práce v rozsahu a dle pokynů nařízení vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu. Zaměstnavatel se opírá o titul plnění právní povinnosti v oblasti pracovního práva čl. 9 odst. 2 písm. b) Nařízení.

Jak již bylo uvedeno, lze doporučit nalezení vhodného právního titulu a až na posledním místě zvažovat poskytnutí výslovného souhlasu zaměstnancem.

Mezi zaměstnavateli někdy panuje nejistota, které údaje se řadí do zvláštní kategorie osobních údajů6, a proto uvádíme, že do této kategorie nepatří:

  • rodné číslo, které zaměstnavatel zpracovává např. dle zákona o veřejném zdravotním pojištění, zákona o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění a zákona o daních z příjmů (jako náležitost mzdového listu),

  • potvrzení lékaře nebo zdravotnického zařízení o výsledku vstupní, preventivní nebo periodické lékařské prohlídky o tom, zda pracovník je nebo není schopen vykonávat svoji práci, které neobsahuje informace o konkrétním zdravotním stavu zaměstnance,

  • výpis z rejstříku trestů, dokládající beztrestnost, nejedná se ani o osobní údaj týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů dle čl. 10 Nařízení,

  • údaj o státní příslušnosti uvedený např. na průkazu o povolení k pobytu či pracovním povolení v případech, kdy je zaměstnanec cizincem,

  • údaj o národnosti, který Nařízení na rozdíl od předchozí Směrnice (a našeho zákona o ochraně osobních údajů) neřadí do zvláštní kategorie osobních údajů.

V souvislosti