dnes je 22.7.2019
Input:

Nábor zaměstnanců

4.8.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1.5.1
Nábor zaměstnanců

JUDr. Tereza Drábková, Dr. Milan Vodička

Ochranou osobních údajů je nutné se zabývat již v okamžiku, kdy se zaměstnavatel rozhodne přijmout nové zaměstnance a rozšířit zaměstnanecké struktury, tedy během oslovení uchazečů o zaměstnání a zahájení příslušného řízení. Náborový proces lze rozdělit do následujících tří etap:

  • oslovení uchazečů o zaměstnání, sběr informací a jejich zpracování

  • pohovory s vybranými uchazeči a následné hodnocení

  • zaměstnavateli často opomíjená etapa uložení údajů do evidence pro možné využití v budoucnu (např. další nábor zaměstnanců)

Zaměstnavatelé nejčastěji využívají služeb specializovaných agentur, komerčních provozovatelů portálů pro zprostředkování nabídky a poptávky pracovních míst (např. Jobs.cz), dále sociálních sítí (jako je např. Linkedin), anebo zvolí cestu přímého oslovení vyhlédnutého či doporučeného uchazeče.

V první fázi náborového procesu by si každý zaměstnavatel měl vyjasnit postavení správce versus zpracovatel a smluvně upravit vztah s případným zprostředkovatelem (zejména v případě využití portálů). Z hlediska Nařízení to většinou znamená uzavření písemné smlouvy o zpracování osobních údajů. Dále musí zaměstnavatel jako správce údajů zajistit splnění informační povinnosti minimálně v rozsahu, kdo a k jakým účelům zpracovává údaje uchazečů, sdělit uchazeči, jaká má práva, a odkázat jej na podrobné informace o ochraně a zpracování jeho osobních údajů.

Stručná informace o zpracování osobních údajů (tzv. první vrstva) může být zahrnuta už v samotném náborovém inzerátu obsahujícím odkaz na stránky zaměstnavatele, kde jsou pro uchazeče k dispozici podrobnější informace o zpracování.

Všeobecně platí, že zaměstnavatel musí respektovat zákonnost zpracování a disponovat tedy v každé etapě náborového procesu některým z důvodů zpracování uvedených v článku 6, popř. 9 Nařízení. V prvních dvou etapách se jedná o zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, přestože ta vznikne až v budoucnu. Pokud si ale po skončení řízení uchová osobní údaje i neúspěšných uchazečů, nemůže se již o tento titul opřít. Lze si představit argumentaci oprávněným zájmem správce, který si bude chtít údaje uložit a použít je, pokud by se např. během zkušební doby nově přijatý zaměstnanec neosvědčil (nebo podal výpověď) a zaměstnavatel by mohl rychle sehnat náhradu. Spíše se ale přikláníme k opatrnému postoji, který velí vyžádat si od neúspěšných uchazečů souhlas se zpracováním (uložením) jejich osobních údajů a případným