Generální finanční ředitelství ve vazbě na novou legislativu v oblasti ochrany osobních údajů sděluje ve vztahu k závislé činnosti následující informace.
Generální finanční ředitelství na základě množících se dotazů od veřejnosti a z důvodu správné aplikace zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o daních z příjmů“) pro účely správného sražení daně (zálohy na daň) a s tím spojeného prokazování nároku na daňové úlevy prostřednictvím plátce daně ze závislé činnosti sděluje:
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále též „GDPR“) upravuje v článku 6 zákonnost zpracování osobních údajů. V článku 6 GDPR bod 1. pod písm. c) je uvedeno, že zpracování osobních údajů v odpovídajícím rozsahu je zákonné, je-li nezbytné pro splnění právních povinností, která se na správce (v uvedeném případě plátce daně) vztahuje – tj. týká se povinností daných zákonem o daních z příjmů, vyplývajících ze skutečnosti, že se jedná o subjekt v postavení plátce daně ze závislé činnosti a vedení mzdové agendy.
Pokud nějaký právní předpis členského státu či EU požaduje, aby subjekt osobní údaje zpracovával, resp. aby prováděl určitou činnost, pro kterou je zpracování osobních údajů nezbytné, aplikuje se na takové zpracování osobních údajů právní titul plnění právní povinnosti. V uvedeném případě může tedy plátce daně ze závislé činnosti pro účely zdanění příjmů poplatníka v rozsahu, jak požaduje zákon o daních z příjmů zpracovávat osobní údaje, a to bez souhlasu subjektu údajů (tj. poplatníka). Účel zpracování osobních údajů je v uvedeném případě zřejmý – jedná se o vedení mzdové agendy a plnění zákonných povinností dané daňovému subjektu v postavení plátce daně ze závislé činnosti.
Samotný způsob prokazování nároku na nezdanitelné části základu daně, slev na dani a daňového zvýhodnění u plátce daně (zaměstnavatele), je taxativně vyjmenován v ustanovení § 38l zákona o daních z příjmů. U plátce daně se pro účely prokazování nároku předkládají doklady zpravidla v originálech a plátce daně na základě nich ověří splnění nároku. Ověření předkládaných dokladů je seznatelné i z tiskopisu Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti (dále jen „Prohlášení k dani“), který je pro účely plnění povinností vyplývajících z § 38k zákona o daních z příjmů vydáván.
Podle § 38j odst. 1 zákona o daních z příjmů je plátce daně pro poplatníky s příjmy ze závislé činnosti povinen vést mzdové listy. Ustanovení § 38j odst. 2 zákona o daních z příjmů taxativně vymezuje, jaké údaje musí mzdový list obsahovat pro účely zdanění (mj. poplatníkovo jméno i dřívější, rodné číslo, bydliště atd.).
Plátce daně jako správce osobních údajů je povinen přijmout taková technická, organizační a jiná potřebná opatření, aby byly získané osobní údaje dostatečně zabezpečeny před případným zneužitím.
Zároveň je nutné připomenout, že plátci daně sráží daň, příp. zálohu na daň, pod vlastní majetkovou odpovědností, z tohoto…
