dnes je 17.9.2019
Input:

Zákonnost zpracování

4.8.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1.5.3
Zákonnost zpracování

JUDr. Tereza Drábková, Dr. Milan Vodička

Zaměstnavatelé musí respektovat základní zásady zpracování osobních údajů zaměstnanců, to znamená plnění informační povinnosti, dodržování zákonnosti zpracování, minimalizace údajů, účelové omezení a přiměřenost doby uložení.1

Právním titulem pro zpracování osobních údajů zaměstnanců je zpravidla (s)plnění smlouvy, nebo právní povinnosti, oprávněný zájem správce a ve výjimečných případech souhlas či dokonce výslovný souhlas.

Plnění pracovní smlouvy se zaměstnancem dle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení zahrnuje např. zpracování kontaktních údajů, údajů o výkonu práce, nepřítomnosti včetně důvodů a dalších údajů nezbytných pro výpočet a zasílání mzdy nebo dalších náhrad.

Pokud má zaměstnanec v pracovní smlouvě sjednáno vysílání na pracovní cesty do zahraničí, může zaměstnavatel zpracovávat např. i číslo cestovního dokladu pro zajištění letenek na služební cesty. Pokud je dohodnuta bezhotovostní výplata mzdy, musí zaměstnavatel evidovat číslo bankovního účtu.

Plnění právních povinností zaměstnavatele dle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení představuje zpracování např. identifikačních údajů, evidenci docházky, údajů nezbytných pro výpočet a odvod daní, nemocenského, důchodového, zdravotního pojištění zaměstnance a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, údaje v rozsahu mzdového listu apod.

Oprávněný zájem zaměstnavatele dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení odůvodňuje zpracování údajů za účelem vnitřních administrativních a provozních potřeb správce, zajištění bezpečnosti a také ochrany práv a právních nároků správce. Mezi ně spadá mimo jiné ochrana majetku a osob v prostorách zaměstnavatele, která může v konkrétních případech odůvodňovat použití kamerových systémů nebo zpracování fotografií zaměstnanců např. na průkazech opravňujících ke vstupu do budovy nebo jmenovkách na pracovním oblečení.

Zaměstnavatel může tímto právním titulem podložit implementaci opatření k ochraně svého majetku a zájmů včetně využití sledovacích IT systémů a některé z forem monitoringu zaměstnanců, musí tak ale činit přiměřeným způsobem při zachování práv subjektů údajů a jejich důstojnosti (viz kapitola Monitorování zaměstnanců).

Příkladem oprávněného zájmu zaměstnavatele je také sledování informací, které bývalý zaměstnanec zveřejňuje na profesních sociálních sítích typu LinkedIn, a správce údajů (teď už bývalý zaměstnavatel) si po důvodně dlouhou dobu2 ověřuje, zda je dodržována konkurenční doložka sjednaná v pracovní smlouvě.

K obstarání souhlasu zaměstnance dle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení by měl zaměstnavatel přistoupit až na posledním místě, pokud dospěje k závěru, že zpracovávání osobních údajů zaměstnanců nelze opřít o žádný z předešlých právních titulů.

Souhlas není nutný například ani pro předávání osobních údajů zaměstnanců externí společnosti (zpracovateli) ke zpracování mzdové agendy, jedná se o splnění smlouvy (zajištění zpracování mezd).

Zaměstnavatel je však povinen zaměstnance o