Úvodem je nutno zdůraznit, že je to vždy zaměstnavatel jakožto správce, kdo zodpovídá za řádné zpracování osobních údajů zaměstnanců při evidenci mezd a vedení personální dokumentace. Této zodpovědnosti ho nezbavuje navázání vztahu s externím poskytovatelem služeb mzdového účetnictví (zpravidla zpracovatelem osobních údajů) ani jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů.
Při vedení personální a mzdové agendy jsou písemnosti většinou shromažďovány a uchovávány v rámci tzv. osobního spisu zaměstnance, jeho obsah a nahlížení do něj upravuje § 312 ZP, zákoníku práce, který stanoví, že spis obsahuje pouze dokumenty nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu. V praxi se jedná zejména o pracovní smlouvu, platové výměry, doklady o nejvyšším dosaženém vzdělání, potvrzení o předchozím zaměstnání (tzv. zápočtový list), kopie osvědčení nutných k ověření způsobilosti konat přidělenou práci (např. řidič nákladních vozidel a autobusů, svářeč tavného sváření, elektrotechnik elektrických zařízení ad.).
Dále mohou být v osobním spisu uchovávány exekuční příkazy, pokud jsou zaměstnanci prováděny srážky ze mzdy, různá potvrzení jako o odběru krve, kterými zaměstnanec zdůvodňuje svou nepřítomnost v práci, aby mu mohla být vyplacena náhrada mzdy za překážku v práci. Pro účely řádného danění pak kopie smlouvy o penzijním připojištění se státním příspěvkem, kopie smlouvy o soukromém životním pojištění ap.
Obdobně bude zaměstnavatel uchovávat rozhodnutí o přidělení ZTP, které bude sloužit jako doklad o plnění povinnosti zaměstnavatele týkající se zaměstnávání povinného podílu osob se zdravotním postižením dle §…
